Im Vergleich n8n vs. Zapier ist Zapier der schnellere Einstieg mit mehr als 9.000 fertig angebundenen Apps, läuft aber nur in der Cloud und speichert Daten in den USA. n8n zählt jeden kompletten Workflow-Durchlauf als eine Ausführung (Execution). Es läuft in der n8n Cloud mit Servern in Frankfurt oder auf einem eigenen Server und verlangt mehr technisches Wissen. Welches Tool günstiger ist, hängt davon ab, wie viele Schritte und Durchläufe Ihre Abläufe haben.
Dieser Vergleich richtet sich an kleine Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung, die erste Abläufe automatisieren wollen, etwa Anfragen aus dem Kontaktformular ins CRM übernehmen. Danach können Sie die Kosten grob abschätzen und wissen, welche Fragen zu Datenschutz und Lizenz Sie stellen sollten. Alle Preise stammen von den Preisseiten der Hersteller (Stand Oktober 2026) und ändern sich regelmäßig.
n8n vs. Zapier: die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick
| n8n | Zapier | |
|---|---|---|
| Anbieter | n8n GmbH, Berlin | Zapier, Inc., USA |
| Betrieb | n8n Cloud oder selbst gehostet (Self-Hosting) | nur Cloud |
| Datenstandort | Cloud: EU, Server in Frankfurt; Self-Hosting: wo Sie den Server betreiben | AWS-Server in den USA, keine reine EU-Speicherung |
| Abrechnung | Workflow-Executions: ein kompletter Durchlauf = eine Execution | Task: in der Regel jede erfolgreich ausgeführte Aktion |
| Bezahlter Einstieg | Starter: 20 € im Monat bei Jahreszahlung, 24 € bei monatlicher Zahlung, 2.500 Executions | Professional: 19,99 US-Dollar im Monat bei Jahreszahlung, 29,99 US-Dollar bei monatlicher Zahlung, 750 Tasks |
| Kostenlos | Community Edition, selbst gehostet | Free-Tarif mit 100 Tasks im Monat, nur zweistufige Abläufe |
| Integrationen | weniger fertige Verbindungen, dafür HTTP-Anfragen und Webhooks für jede Schnittstelle | mehr als 9.000 Apps |
| Lizenz | Sustainable Use License, vom Hersteller „fair-code“ genannt | Clouddienst des Herstellers |
Ob Umsatzsteuer hinzukommt, sagen beide Preisseiten nicht. Zapier legt die Preise in US-Dollar fest und rechnet andere Währungen zum Kurs am Zahltag um, n8n nennt Euro.
Was kosten n8n und Zapier, und wie wird abgerechnet?
Zapier rechnet in Tasks ab
Bei Zapier zählt in der Regel jede erfolgreich ausgeführte Aktion als ein Task. Manche Aktionen kosten mehrere Tasks, etwa bestimmte KI-Schritte. Der Auslöser (Trigger), das regelmäßige Abfragen nach neuen Daten und eingebaute Werkzeuge wie Filter oder Formatter zählen nicht, fehlgeschlagene Aktionen ebenfalls nicht.
Laut Preisseite von Zapier beginnt Professional bei 750 Tasks, die nächste Stufe hat 1.500. Team startet mit 2.000 Tasks und erlaubt bis zu 25 Nutzer.
Wer mehr Tasks braucht, wählt eine höhere Task-Stufe im selben Tarif. Ist das Limit erreicht, stoppen die Abläufe bis zum nächsten Abrechnungszeitraum. Ist in einem bezahlten Tarif die Abrechnung pro Task aktiviert, laufen sie bis zum Dreifachen des Kontingents weiter. Jeder zusätzliche Task kostet dann mehr als im Paket.
n8n rechnet in Executions ab
n8n zählt jeden kompletten Durchlauf eines Workflows als eine Execution (Ausführung), egal wie viele Schritte (Nodes) er hat. Laut Preisseite von n8n kostet Starter in der Cloud 20 € im Monat bei Jahreszahlung (24 € monatlich) für 2.500 Executions. Pro kostet 50 € (60 € monatlich) für 10.000 Executions. Alle Tarife enthalten unbegrenzt viele Nutzer und Workflows.
Der Business-Tarif kostet 667 € im Monat bei Jahreszahlung und umfasst 40.000 Executions. Ihn gibt es derzeit nur für selbst gehostetes n8n.
Rechenbeispiel: eine Anfrage aus dem Kontaktformular
Ein typischer Ablauf: Jemand füllt das Kontaktformular aus. Daraufhin wird ein Kontakt im CRM angelegt, eine Bestätigungsmail verschickt und das Team benachrichtigt. Das sind ein Auslöser und drei Aktionen. Angenommen, es kommen 300 Anfragen im Monat:
| Zapier | n8n Cloud | |
|---|---|---|
| Zählweise je Anfrage | 3 Aktionen = 3 Tasks | 1 Durchlauf = 1 Execution |
| Verbrauch im Monat | 900 Tasks | 300 Executions |
| Passende Stufe | Professional mit 1.500 Tasks: 39 US-Dollar im Monat bei Jahreszahlung, 58,50 US-Dollar monatlich | Starter mit 2.500 Executions: 20 € im Monat bei Jahreszahlung, 24 € monatlich |
Anders sieht es aus, wenn ein Workflow per Zeitplan läuft, weil er eine Schnittstelle ohne eigenen Trigger alle fünf Minuten abfragen soll. Bei n8n zählt dann jeder Start als Execution, auch wenn es nichts zu tun gibt. Laut Hersteller sind das rund 8.600 bis 8.900 im Monat, Starter reicht dafür nicht. Der Zeitplan-Auslöser von Zapier läuft laut Zapier-Hilfe höchstens stündlich.
Fragt dagegen ein Trigger eine App regelmäßig nach neuen Einträgen ab (Polling), zählt n8n laut Dokumentation nur Abfragen, die neue Daten finden. Bei Zapier zählen Auslöser, Abfragen und Filter nie, nur die Aktionen, die wirklich laufen. Wenn ein n8n-Workflow mangels passendem Trigger per Zeitplan laufen muss und nur selten eine Aktion folgt, kann Zapier deshalb günstiger sein. Viele Schritte bei wenigen Durchläufen sprechen eher für n8n.
Kosten, die in keiner Preistabelle stehen
- Einrichtung der Abläufe, durch Sie selbst oder einen Dienstleister
- Pflege, wenn verbundene Programme ihre Schnittstelle ändern
- beim Self-Hosting: Server, etwa ein VPS (ein gemieteter virtueller Server), dazu Updates, Backups, Absicherung und Überwachung
- Funktionen höherer Tarife, etwa Premium-Apps bei Zapier (im Free-Tarif nicht enthalten) oder Single Sign-on und Git-Versionierung bei n8n
- KI-Schritte, wenn ein Ablauf einen KI-Dienst mit eigenen Kosten einbindet
Wo KI-Schritte im Betrieb sinnvoll sind, beschreiben wir im Beitrag zur KI-Automatisierung im Unternehmen.
Datenschutz: Wo liegen die Daten, und was müssen Sie regeln?
Zapier speichert Daten laut eigener Datenschutz-FAQ auf AWS-Servern in den USA, auch personenbezogene Daten, die es für Kunden verarbeitet. Eine reine EU-Speicherung bietet Zapier nicht an.
Die n8n Cloud speichert Daten laut Anbieter in der EU, auf Servern in Frankfurt. Beim Self-Hosting liegen die Daten dort, wo Sie n8n betreiben.
Inhalte und Verlauf von Abläufen hält Zapier 29 bis 69 Tage vor, in Enterprise-Verträgen mit einstellbarer Frist von 7 bis 30 Tagen.
Der AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO
Laufen Kundendaten durch ein Automatisierungstool, verarbeitet der Anbieter sie in Ihrem Auftrag. Dafür verlangt Art. 28 DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) mit festgelegten Pflichtinhalten. Bei Zapier ist er Teil der Nutzungsbedingungen, die aktuelle Fassung gilt seit dem 27. August 2026. n8n stellt für die Cloud einen AV-Vertrag mit Standardvertragsklauseln bereit.
Hosten Sie n8n selbst, ist n8n nach eigener Angabe weder Verantwortlicher noch Auftragsverarbeiter, weil der Hersteller dann keine Ihrer Daten verwaltet. Einen AV-Vertrag brauchen Sie in diesem Fall in der Regel mit dem Server-Hoster und gegebenenfalls mit dem Dienstleister, der die Instanz betreut.
Was bedeutet das Data Privacy Framework für Zapier?
Seit dem 10. Juli 2023 gilt der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (DPF). Danach dürfen personenbezogene Daten ohne weitere Garantien an US-Unternehmen übermittelt werden, die nach dem DPF zertifiziert sind. Zapier gibt an, zertifiziert zu sein. Für den Fall, dass das DPF nicht greift, hat Zapier Standardvertragsklauseln in seinen AV-Vertrag aufgenommen.
Das Gericht der EU hat eine Klage gegen den Beschluss am 3. September 2025 abgewiesen (Rechtssache T-553/23). Gegen dieses Urteil ist beim Gerichtshof der EU ein Rechtsmittel anhängig (Rechtssache C-703/25 P), der Ausgang ist offen. Bis zu einer gegenteiligen Entscheidung gilt der Beschluss weiter. Den Status eines US-Anbieters prüfen Sie in der offiziellen Teilnehmerliste unter dataprivacyframework.gov.
EU-Hosting heißt nicht, dass nie Daten in die USA gehen
Für KI-Funktionen und Support listet n8n auch Unterauftragsverarbeiter in den USA, darunter OpenAI, Anthropic und die US-Gesellschaft von n8n. Beim Self-Hosting sendet n8n standardmäßig Nutzungsdaten (Telemetrie, keine Workflow-Inhalte), das lässt sich abschalten. Außerdem fließen Daten durch die verbundenen Programme: CRM, E-Mail-Dienst oder KI-Dienst haben eigene Standorte und Verträge. In einem aktuellen Kundenprojekt stellen wir gewachsene Zapier-Abläufe auf n8n auf einem Server in Deutschland um, damit die Kundendaten in Deutschland bleiben.
Lizenz und Self-Hosting: Was erlaubt n8n wirklich?
Für selbst gehostetes n8n gilt die Sustainable Use License. Sie erlaubt die Nutzung „for your own internal business purposes“, also im eigenen Unternehmen, sowie für private und nicht kommerzielle Zwecke. Laut Lizenz-FAQ ist das kostenlos, solange nur Sie oder Menschen in Ihrer Organisation Workflows erstellen oder ändern. Für die n8n Cloud gelten eigene Bedingungen.
Erlaubt ist laut n8n unter anderem:
- n8n im eigenen Betrieb nutzen
- eine Agentur oder ein Freelancer baut, wartet und betreut Workflows für Sie und stellt das in Rechnung
- die Agentur installiert und betreut n8n auf Ihrem Server, solange sie nicht zusätzlich das Hosting anbietet
- die Agentur betreibt Workflows für Sie auf ihrer eigenen Instanz, solange Sie dort keine Workflows selbst erstellen oder ändern
- n8n im Hintergrund eines eigenen Produkts einsetzen, solange Ihre Kunden keine Workflows bauen
Nicht erlaubt ist unter anderem:
- n8n als Dienst anbieten, in dem Ihre Kunden selbst Workflows bauen
- n8n unter eigenem Namen weitergeben (White-Label)
- aus dem Code ein eigenes Automatisierungsprodukt machen
- Enterprise-Funktionen ohne passende Lizenz nutzen
Bei Zweifeln nennt n8n die Adresse license@n8n.io.
Ist n8n Open Source?
Nach eigener Aussage nicht. n8n bezeichnet sein Modell als „fair-code“: Der Quellcode ist einsehbar, die Nutzung aber an die Bedingungen oben geknüpft.
Self-hosted n8n: kostenlos, aber nicht ohne Aufwand
Die Community Edition für selbst gehostetes n8n kostet keine Lizenzgebühr. Einige Funktionen gibt es erst ab Business oder Enterprise, etwa Single Sign-on, Projekte, das Teilen von Workflows und Zugangsdaten oder die Versionsverwaltung mit Git. Laut n8n-Dokumentation liegen Installation und Wartung beim Self-Hosting in Ihrer Verantwortung.
Und Make? Die dritte Option in Kürze
Bei Make setzen Sie Abläufe laut Vergleichsseite des Herstellers per Drag-and-drop aus verbundenen Modulen zusammen. Abgerechnet wird in Credits, früher hießen sie Operations. Die meisten Aktionen kosten einen Credit, einige KI-Funktionen mehr. Der Free-Tarif enthält 1.000 Credits im Monat.
Beim Anlegen der Organisation wählen Sie das Rechenzentrum in der EU oder in den USA, laut Make lässt sich das später nicht ändern. Wer eine Zapier-Alternative mit EU-Datenregion sucht, trifft diese Wahl also gleich am Anfang.
Wann passt welches Tool? Eine Checkliste für Ihre Entscheidung
Zapier passt eher, wenn …
- Sie schnell und ohne eigenen Server starten wollen
- es für Ihre Programme schon fertige Integrationen gibt
- Ihre Abläufe wenige Schritte haben
- Sie geprüft haben, dass die Speicherung in den USA für Ihre Daten vertretbar ist
n8n passt eher, wenn …
- Daten in der EU oder auf einem Server in Deutschland liegen sollen
- Abläufe viele Schritte, Verzweigungen oder eigene Logik brauchen
- ein Programm keine fertige Verbindung hat, aber eine Schnittstelle (API) oder Webhooks bietet
- jemand die Technik betreut, intern oder durch einen Dienstleister
Fragen vor der Entscheidung:
- Welche Daten fließen durch den Ablauf, etwa personenbezogene oder Gesundheitsdaten?
- Wie viele Schritte hat ein Ablauf, und wie oft läuft er im Monat?
- Wer baut und pflegt die Abläufe, und wer betreut einen eigenen Server?
- Gibt es für Ihre Programme fertige Verbindungen oder eine API?
- Welche AV-Verträge brauchen Sie: mit dem Tool, dem Hoster, dem Dienstleister?
Wie Sie Abläufe vorher in einer Prozesslandkarte festhalten, zeigen wir in einem eigenen Beitrag.
Häufige Fragen
Ist n8n kostenlos?
Die selbst gehostete Community Edition ist kostenlos. Server, Updates und Betreuung kosten trotzdem Zeit oder Geld. Die n8n Cloud ist kostenpflichtig, laut Preisseite ab 20 € im Monat bei Jahreszahlung (Stand Oktober 2026).
Wie viel kostet Zapier?
Der Free-Tarif enthält 100 Tasks im Monat für zweistufige Abläufe. Bezahlt geht es laut Preisseite mit Professional ab 19,99 US-Dollar im Monat bei Jahreszahlung los, mehr Tasks bedeuten eine höhere Stufe. Stand Oktober 2026, die Preise ändern sich.
Darf ich n8n in meinem Unternehmen kommerziell nutzen?
Ja, für eigene betriebliche Zwecke. Auch eine Agentur darf Workflows für Sie bauen und abrechnen und n8n auf Ihrem Server betreuen, solange sie nicht zusätzlich das Hosting anbietet. Nicht erlaubt ist, n8n als Dienst anzubieten, in dem Dritte eigene Workflows bauen.
Ist Zapier DSGVO-konform nutzbar?
Zapier stellt einen AV-Vertrag mit Standardvertragsklauseln bereit und ist nach eigener Angabe unter dem Data Privacy Framework zertifiziert. Die Daten liegen in den USA. Ob der Einsatz für Ihre Daten passt, hängt vom Einzelfall ab, etwa von den Datenarten und der Information der Betroffenen.
Was ist besser, Make oder Zapier?
Einen klaren Sieger gibt es nicht. Zapier nennt mehr als 9.000 angebundene Apps. Bei Make setzen Sie Abläufe per Drag-and-drop aus Modulen zusammen und wählen beim Anlegen eine EU- oder US-Region. Abgerechnet wird in Tasks bzw. Credits, deshalb lohnt der Vergleich mit Ihren eigenen Abläufen.
Nächster Schritt
Schreiben Sie einen Ablauf auf, den Sie automatisieren möchten: Auslöser, Schritte, beteiligte Programme und Durchläufe im Monat. Mit diesen Angaben lassen sich Tasks und Executions direkt durchrechnen.
Wir setzen Zapier, Make oder n8n ein, je nachdem, welche Programme ein Unternehmen schon nutzt. Sie wissen noch nicht, welches Tool zu Ihren Abläufen und Daten passt? Schildern Sie uns Ihren Ablauf, die Anfrage dauert etwa eine Minute.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ist keine Rechtsberatung. Für die Prüfung Ihres Einzelfalls wenden Sie sich bitte an eine Anwältin oder einen Anwalt. Stand: Oktober 2026.